Για την υλοποίηση του έργου η Εταιρεία όρισε έναν Υπεύθυνο Έργου για να συνεργασθεί με τον Σύμβουλο. Ουσιαστικά αυτός ήταν ο εκπρόσωπος της Διοίκησης για το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας και ο σύνδεσμος του Συμβούλου με όλες τις οργανωτικές μονάδες (Διευθύνσεις/Τμήματα) της Εταιρείας.

Η υλοποίηση του έργου έγινε στις εξής πέντε (5) επιμέρους Φάσεις:

Φάση Α: Ανασχεδιασμός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Αρχικά ο Σύμβουλος και ο Υπεύθυνος Έργου της Εταιρείας συνεργάστηκαν προκειμένου να:

1. 1. Επιβεβαιώσουν το πεδίο εφαρμογής και τα όρια του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά της επιχειρηματικής δραστηριότητας της Εταιρείας, με αναφορά και τεκμηρίωση τυχόν εξαιρέσεων από το πεδίο εφαρμογής.
   2. Ορίσουν την πολιτική ποιότητας του ΣΔΠ, σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά της επιχειρηματικής δραστηριότητας της Εταιρείας, έτσι ώστε αυτή να προσδιορίζει τις γενικές κατευθυντήριες γραμμές και αρχές για τις ενέργειες σχετικά με την ποιότητα και να αποτελεί πλαίσιο για την θέσπιση στόχων.

Στη συνέχεια ο Σύμβουλος έκανε μια αξιολόγηση, καλύπτοντας όλες τις πτυχές της λειτουργίας της Εταιρείας που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Η αξιολόγηση αφορούσε τόσο στις επιχειρησιακές (αυτές που συνδέονται άμεσα με την επιχειρηματική δραστηριότητα της Εταιρείας) όσο και στις υποστηρικτικές λειτουργίες, δηλαδή αυτές που υποστηρίζουν την εφαρμογή των επιχειρησιακών λειτουργιών προσφέροντας τις απαραίτητες υποδομές και αποτελούν καθαρά διοικητικές λειτουργίες (π.χ. οικονομική διαχείριση, διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εκπαίδευση, κλπ).

Μετά το πέρας της αξιολόγησης ο Σύμβουλος παρουσίασε τα αποτελέσματα της αξιολόγησης στον Υπεύθυνο Έργου της Εταιρείας, εστιάζοντας στις βασικές αποκλίσεις του υπάρχοντος συστήματος λειτουργίας από τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2015 και προτείνοντας τις αναγκαίες βελτιώσεις για την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία της Εταιρείας.

Οι ανάγκες για τροποποιήσεις του υφιστάμενου Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) αφορούσαν κυρίως τα εξής ζητήματα:

• Διάγνωση του περιβάλλοντος (εσωτερικού και εξωτερικού) της Εταιρείας -Προσδιορισμό δυνατών και αδύναμων σημείων, ευκαιριών και απειλών (SWOT Analysis)
• Προσδιορισμό των ενδιαφερομένων μερών και των απαιτήσεων τους
• Καθορισμό των εισερχομένων και εξερχομένων κάθε διεργασίας που έχει αποτυπωθεί
• Καθορισμό των στόχων και δεικτών μέτρησης κάθε διεργασίας που έχει αποτυπωθεί, καθώς και των κατάλληλων πλάνων δράσης επίτευξης των στόχων
• Ανάπτυξη μεθοδολογίας αξιολόγησης κινδύνων
• Προσδιορισμό της διάθεσης της Εταιρείας για ανάληψη κινδύνων (risk appetite)
• Εντοπισμό πιθανών απειλών και ευκαιριών κάθε διεργασίας που έχει αποτυπωθεί και διενέργεια εκτίμησης διακινδύνευσης (Risk Analysis)
• Καθορισμό των κατάλληλων πλάνων δράσης αντιμετώπισης των απειλών και αξιοποίησης των ευκαιριών που έχουν εντοπιστεί ανά διεργασία
• Σχεδιασμό αλλαγών του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ)

Με βάση τηv αρχική αξιολόγηση ο Σύμβουλος προχώρησε σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου της Εταιρείας στην υλοποίηση των τροποποιήσεων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, προκειμένου να ικανοποιεί τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2015. Η Εταιρεία συμμετείχε στην ανασκόπηση των προτεινόμενων λύσεων και στην ανάπτυξη ή εξεύρεση συγκεκριμένων διαδικασιών ή προτύπων που αφορούν συγκεκριμένες τεχνολογικές ή διοικητικές επιλογές, πάντα όμως με την καθοδήγηση του Συμβούλου.

Όπου κρίθηκε σκόπιμο να δημιουργηθεί τεκμηρίωση αυτή ήταν κατά το δυνατόν απλή και χρηστική, επιβαρύνοντας όσο το δυνατόν λιγότερο το προσωπικό της Εταιρείας. Παράλληλα, καταβλήθηκε κάθε δυνατή προσπάθεια για τον περιορισμό της χρήσης εντύπων στον απολύτως αναγκαίο βαθμό και τη μέγιστη αξιοποίηση των ηλεκτρονικών μέσων.

Παράλληλα, ο Σύμβουλος εκπαίδευσε το αρμόδιο προσωπικό της Εταιρείας πάνω στο πρότυπο ISO 9001:2015. Το πρόγραμμα εκπαίδευσης ήταν τέτοιο  ώστε να παρέχει στους εκπαιδευόμενους τη βασική κατανόηση των απαιτήσεων του προτύπου και τι συγκεκριμένα πρέπει να κάνουν για αυτό στα πλαίσια των καθηκόντων τους. Συγκεκριμένα, εστιάσθηκε στα εξής:

• Παρουσίαση της νέας δομής του προτύπου ISO 9001:2015 (Annex SL)
• Κατανόηση των απαιτήσεων του προτύπου ISO 9001:2015 με έμφαση στα εξής
  1. 1. Τις απαιτήσεις για την κατανόηση του πλαισίου λειτουργίας των οργανισμών / εταιριών
     2. Το ζήτημα των ενδιαφερομένων μερών (interested parties), των απαιτήσεων και προσδοκιών τους
     3. Τις νέες αναβαθμισμένες απαιτήσεις για την ηγεσία των οργανισμών / εταιριών
     4. Τις απαιτήσεις για την αναγνώριση και αντιμετώπιση των κινδύνων και ευκαιριών
     5. Τις αναβαθμισμένες απαιτήσεις σχετικά με την προσέγγιση διεργασίας-τρόποι επιθεώρησης
     6. Την έννοια του εσωτερικού και εξωτερικού περιβάλλοντος της Εταιρείας
     7. Το ζήτημα της διαχείρισης κινδύνων και η προσέγγιση διακινδύνευσης

Φάση Β: Εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Στη Φάση αυτή άρχισε η επίσημη εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας με εντολή της Διοίκησης, έτσι ώστε να δημιουργηθούν τα αρχεία που προβλέπεται να υπάρχουν βάσει των απαιτήσεων του προτύπου ISO 9001:2015 και που επιθεωρούνται κατά την τελική επιθεώρηση από τον φορέα πιστοποίησης.

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας προκειμένου αυτά να διευθύνουν τις δραστηριότητες που έχουν σχέση με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Όλα τα στελέχη της ομάδας έργου της Εταιρείας είχαν τηλεφωνική, ηλεκτρονική (e-mail) και επιτόπου υποστήριξη από τον Σύμβουλο καθ’ όλη την διάρκεια του έργου για θέματα που αφορούσαν στην ανάπτυξη και εφαρμογή του ΣΔΠ.

Φάση Γ: Παρακολούθηση και ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Στη Φάση αυτή ο Σύμβουλος διενήργησε μια “εσωτερική επιθεώρηση” (Audit) του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, όπως υπαγορεύει και η σχετική απαίτηση του προτύπου ISO 9001:2015, ώστε να διαπιστωθεί ο βαθμός αρτιότητας της λειτουργίας του πριν διεξαχθεί η τελική επιθεώρηση από το φορέα πιστοποίησης.

Η επιθεώρηση είχε δύο μέρη, την επιθεώρηση επάρκειας (adequacy audit) και την επιθεώρηση συμμόρφωσης (compliance audit). Η επιθεώρηση επάρκειας ήταν μία ανασκόπηση της τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για να διασφαλισθεί ότι αυτή είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις του προτύπου ISO 9001:2015. Κατά την επιθεώρηση συμμόρφωσης αξιολογήθηκε η εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας στη πράξη σε σχέση με τις αντίστοιχες διαδικασίες και το πρότυπο ISO 9001:2015.

Οσον αφορά στην επιθεώρηση, ο Σύμβουλος ανέλαβε τις ακόλουθες ενέργειες:

• Καθοδήγησε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Εταιρείας στην επιθεώρηση της εφαρμογής των διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Εταιρείας στην καταγραφή των μη-συμμορφώσεων και στην σύνταξη της αναφοράς επιθεώρησης
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Εταιρείας στην ανασκόπηση των διαδικασιών με βάση τα στοιχεία που προέκυψαν από την λειτουργία του Συστήματος συνυπολογίζοντας και τα αποτελέσματα που προέκυψαν από την παρακολούθηση των δεικτών.
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Εταιρείας στη διατύπωση προτάσεων για διορθωτικές ενέργειες, όπου κρίθηκε ότι αυτό απαιτείται για τη βελτίωση του Συστήματος .
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Εταιρείας στην υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών, όπου αυτές κρίθηκαν αναγκαίες.

Επίσης, ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας στη διενέργεια της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Συγκεκριμένα, ο Σύμβουλος ανέλαβε τις ακόλουθες ενέργειες:

• Υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας στην σύνταξη της αναφοράς προς την Διοίκηση σχετικά με την επίδοση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας στη διενέργεια της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας στην λήψη αποφάσεων για τη βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας στη σύνταξη των πρακτικών της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Φάση Δ: Επιθεώρηση πιστοποίησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τον Υπεύθυνο Έργου της Εταιρείας στην επιλογή και την σύνταξη της αίτησης προς τον φορέα πιστοποίησης και ήταν παρών κατά την επιθεώρηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τον φορέα πιστοποίησης.

Φάση Ε: Διατήρηση και βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας για την υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών που προέκυψαν από τα ευρήματα της επιθεώρησης από τον Φορέα Πιστοποίησης.

Η εφαρμογή του συστήματος διαχείρισης ποιότητας θα βοηθήσει τη διοίκηση της εταιρείας να:

• Αξιολογήσει το συνολικό πλαίσιο του οργανισμού για να καθορίσει ποια είναι τα “ενδιαφερόμενα μέρη” που επηρεάζονται από τη λειτουργία της εταιρείας και τι περιμένουν από την εταιρεία. Αυτό θα επιτρέψει στη διοίκηση να καθορίσει με σαφήνεια τους στόχους της εταιρείας και να εντοπίσει νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες.
• Θέσει τους πελάτες της στο επίκεντρο των προσπαθειών της, φροντίζοντας να ικανοποιεί με συνέπεια τις ανάγκες τους και να βελτιώνει την ικανοποίησή τους. Αυτό θα δημιουργήσει τις προυποθέσεις για ανάπτυξη της εταιρείας τόσο μέσω της προσέλκυσης νέων πελατών όσο και μέσω της επέκτασης της συνεργασίας της με υφιστάμενους πελάτες.
• Διασφαλίσει ένα πιο αποτελεσματικό τρόπο εργασίας, καθώς όλες οι διαδικασίες θα είναι ευθυγραμμισμένες και κατανοητές από όλους στην επιχείρηση. Αυτό αυξάνει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα, μειώνοντας το κόστος.
• Συμμορφώνεται με όλες τις απαραίτητες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις.
• Επεκταθεί σε νέες αγορές, καθώς ορισμένοι κλάδοι και πελάτες απαιτούν από τους προμηθευτές τους να διαθέτουν πιστοποίηση ISO 9001, προκειμένου να συνεργασθούν μαζί τους.
• Προσδιορίζει και αντιμετωπίζει αποτελεσματικότερα τους επιχειρηματικούς κινδύνους.