Για την υλοποίηση του έργου η Ομοσπονδία όρισε έναν Υπεύθυνο Έργου για να συνεργασθεί με τον Σύμβουλο. Ουσιαστικά αυτός ήταν ο εκπρόσωπος της Διοίκησης για το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας και ο σύνδεσμος του Συμβούλου με όλες τις οργανωτικές μονάδες (Διευθύνσεις/Τμήματα) της Ομοσπονδίας.

Λαμβάνοντας υπόψη ότι το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 συνδυάζει τις απαιτήσεις ενός συστήματος διαχείρισης ποιότητας με αυτές ενός συστήματος διαχείρισης έργων, η υλοποίηση του έργου έγινε στις εξής πέντε (5) επιμέρους Φάσεις:

Φάση Α: Σχεδιασμός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Αρχικά ο Σύμβουλος και η διοίκηση της Ομοσπονδίας συνεργάστηκαν προκειμένου να:

1. 1. Επιβεβαιώσουν το πεδίο εφαρμογής και τα όρια του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας (ΣΔΠ) σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά της δραστηριότητας της Ομοσπονδίας, με αναφορά και τεκμηρίωση τυχόν εξαιρέσεων από το πεδίο εφαρμογής.
   2. Ορίσουν την πολιτική ποιότητας του ΣΔΠ, σύμφωνα με τα χαρακτηριστικά της δραστηριότητας της Ομοσπονδίας, έτσι ώστε αυτή να προσδιορίζει τις γενικές κατευθυντήριες γραμμές και αρχές για τις ενέργειες σχετικά με την ποιότητα και να αποτελεί πλαίσιο για την θέσπιση στόχων.

Στη συνέχεια ο Σύμβουλος έκανε μια αξιολόγηση, καλύπτοντας όλες τις πτυχές της λειτουργίας της Ομοσπονδίας που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Η αξιολόγηση αφορούσε τόσο στις κύριες (αυτές που συνδέονται άμεσα με την δραστηριότητα της Ομοσπονδίας) όσο και στις υποστηρικτικές λειτουργίες, δηλαδή αυτές που υποστηρίζουν την εφαρμογή των κύριων λειτουργιών προσφέροντας τις απαραίτητες υποδομές και αποτελούν καθαρά διοικητικές λειτουργίες (π.χ. οικονομική διαχείριση, διαχείριση ανθρώπινου δυναμικού, εκπαίδευση, κλπ).

Μετά το πέρας της αξιολόγησης ο Σύμβουλος παρουσίασε τα αποτελέσματα της αξιολόγησης στον Υπεύθυνο Έργου της Ομοσπονδίας, εστιάζοντας στις βασικές αποκλίσεις του υπάρχοντος συστήματος λειτουργίας από τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008 και προτείνοντας τις αναγκαίες βελτιώσεις για την αποτελεσματική και αποδοτική λειτουργία της Ομοσπονδίας.

Με βάση τηv αρχική αξιολόγηση ο Σύμβουλος προχώρησε σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Έργου της Ομοσπονδίας στην υλοποίηση των τροποποιήσεων του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, προκειμένου να ικανοποιεί τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008. Η Ομοσπονδία συμμετείχε στην ανασκόπηση των προτεινόμενων λύσεων και στην ανάπτυξη ή εξεύρεση συγκεκριμένων διαδικασιών ή προτύπων που αφορούν συγκεκριμένες τεχνολογικές ή διοικητικές επιλογές, πάντα όμως με την καθοδήγηση του Συμβούλου.

Όπου κρίθηκε σκόπιμο να δημιουργηθεί τεκμηρίωση αυτή ήταν κατά το δυνατόν απλή και χρηστική, επιβαρύνοντας όσο το δυνατόν λιγότερο το προσωπικό της Ομοσπονδίας. Παράλληλα, καταβλήθηκε κάθε δυνατή προσπάθεια για τον περιορισμό της χρήσης εντύπων στον απολύτως αναγκαίο βαθμό και τη μέγιστη αξιοποίηση των ηλεκτρονικών μέσων.

Παράλληλα, ο Σύμβουλος εκπαίδευσε το αρμόδιο προσωπικό της Ομοσπονδίας πάνω στο πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008. Το πρόγραμμα εκπαίδευσης ήταν τέτοιο  ώστε να παρέχει στους εκπαιδευόμενους τη βασική κατανόηση των απαιτήσεων του προτύπου και τι συγκεκριμένα πρέπει να κάνουν για αυτό στα πλαίσια των καθηκόντων τους.

Φάση Β: Εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Στη Φάση αυτή άρχισε η επίσημη εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας με εντολή της Διοίκησης, έτσι ώστε να δημιουργηθούν τα αρχεία που προβλέπεται να υπάρχουν βάσει των απαιτήσεων του προτύπου ISO 9001:2015 και που επιθεωρούνται κατά την τελική επιθεώρηση από τον φορέα πιστοποίησης.

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Εταιρείας προκειμένου αυτά να διευθύνουν τις δραστηριότητες που έχουν σχέση με το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας. Όλα τα στελέχη της ομάδας έργου της Εταιρείας είχαν τηλεφωνική, ηλεκτρονική (e-mail) και επιτόπου υποστήριξη από τον Σύμβουλο καθ’ όλη την διάρκεια του έργου για θέματα που αφορούσαν στην ανάπτυξη και εφαρμογή του ΣΔΠ.

Φάση Γ: Παρακολούθηση και ανασκόπηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Στη Φάση αυτή ο Σύμβουλος διενήργησε μια “εσωτερική επιθεώρηση” (Audit) του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, όπως υπαγορεύει και η σχετική απαίτηση του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008, ώστε να διαπιστωθεί ο βαθμός αρτιότητας της λειτουργίας του πριν διεξαχθεί η τελική επιθεώρηση από το φορέα πιστοποίησης.

Η επιθεώρηση είχε δύο μέρη, την επιθεώρηση επάρκειας (adequacy audit) και την επιθεώρηση συμμόρφωσης (compliance audit). Η επιθεώρηση επάρκειας ήταν μία ανασκόπηση της τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας για να διασφαλισθεί ότι αυτή είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις του προτύπου ΕΛΟΤ 1429:2008. Κατά την επιθεώρηση συμμόρφωσης αξιολογήθηκε η εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας στη πράξη σε σχέση με τις αντίστοιχες διαδικασίες και το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429:2008.

Όσον αφορά στην επιθεώρηση, ο Σύμβουλος ανέλαβε τις ακόλουθες ενέργειες:

• Καθοδήγησε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Ομοσπονδίας στην επιθεώρηση της εφαρμογής των διαδικασιών του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Ομοσπονδίας στην καταγραφή των μη-συμμορφώσεων και στην σύνταξη της αναφοράς επιθεώρησης
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Ομοσπονδίας στην ανασκόπηση των διαδικασιών με βάση τα στοιχεία που προέκυψαν από την λειτουργία του Συστήματος συνυπολογίζοντας και τα αποτελέσματα που προέκυψαν από την παρακολούθηση των δεικτών.
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Ομοσπονδίας στη διατύπωση προτάσεων για διορθωτικές ενέργειες, όπου κρίθηκε ότι αυτό απαιτείται για τη βελτίωση του Συστήματος .
• Υποστήριξε το εμπλεκόμενο προσωπικό της Ομοσπονδίας στην υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών, όπου αυτές κρίθηκαν αναγκαίες.

Επίσης, ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Ομοσπονδίας στη διενέργεια της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας. Συγκεκριμένα, ο Σύμβουλος ανέλαβε τις ακόλουθες ενέργειες:

• Υποστήριξε τα στελέχη της Ομοσπονδίας στην σύνταξη της αναφοράς προς το Διοικητικό Συμβούλιο σχετικά με την επίδοση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε το Διοικητικό Συμβούλιο της Ομοσπονδίας στη διενέργεια της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε το Διοικητικό Συμβούλιο της Ομοσπονδίας στην λήψη αποφάσεων για τη βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.
• Υποστήριξε τα στελέχη της Ομοσπονδίας στη σύνταξη των πρακτικών της ανασκόπησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας.

Φάση Δ: Επιθεώρηση πιστοποίησης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τον Υπεύθυνο Έργου της Ομοσπονδίας στην επιλογή και την σύνταξη της αίτησης προς τον φορέα πιστοποίησης και ήταν παρών κατά την επιθεώρηση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας από τον φορέα πιστοποίησης.

Φάση Ε: Διατήρηση και βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας

Κατά τη Φάση αυτή ο Σύμβουλος υποστήριξε τα στελέχη της Ομοσπονδίας για την υλοποίηση των διορθωτικών ενεργειών που προέκυψαν από τα ευρήματα της επιθεώρησης από τον Φορέα Πιστοποίησης EUROCERT.

Η εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης Συγχρηματοδοτούμενων Έργων έχει ως αποτέλεσμα την τοποθέτηση της Ομοσπονδίας μεταξύ των πρωτοπόρων δευτεροβάθμιων συνδικαλιστικών φορέων στην Ελλάδα.

Τα αποτελέσματα από την εφαρμογή του Συστήματος είναι:

• Αποτελεσματική διαχείριση συγχρηματοδοτούμενων έργων
• Εξοικονόμηση πόρων και έλεγχος του λειτουργικού κόστους
• Βελτιωμένη πληροφόρηση της διοίκησης
• Μεγαλύτερη ικανοποίηση των πρωτοβάθμιων Σωματείων, μελών της Ομοσπονδίας
• Αυξημένη ικανοποίηση εργαζομένων
• Βελτιωμένη δημόσια εικόνα της Ομοσπονδίας